Bạn đang xem: Cách sử dụng google calendar
Mặc cho dù một vài tài năng trong Google Calendar tiên tiến nhất cũng không thực sự mới lạ, nhưng bọn chúng đã đổi khác phần nào. Vẫn còn những tính năng không giống mà bạn cũng có thể không biết tồn tại. Hãy những hiểu biết tất cả để làm cho cuộc sống của người sử dụng dễ dàng rộng một chút.
Google Calendar của bạn kèm theo với showroom Gmail cá nhân của chúng ta và bạn sẽ không tin việc thực hiện và thiết lập đơn giản như thế nào. Nhưng nếu bạn làm việc tại một doanh nghiệp sử dụng định kỳ Google của riêng rẽ mình, bạn đùng một phát phải tìm ra cách rất tốt để tích vừa lòng lịch cá thể của chúng ta với lịch họp mặt hàng tuần.
Dưới đấy là 18 mẹo, mẹo nhỏ và tính năng được người dùng yêu thích bao gồm trong Google Calendar.
1. Sản xuất lịch mới cho các phần khác nhau trong cuộc sống đời thường của bạn.
Khi chúng ta lần đầu tiên ban đầu trên Google Calendar, bạn sẽ được cung ứng một định kỳ để bước đầu – đó là lịch có tên của các bạn trong “My calendars“, như được hiển thị trong hình ảnh chụp màn hình bên dưới.
Vì vậy, nếu bạn muốn sử dụng lịch của mình cho nhiều mục đích – như thống trị lịch trình thực tế của bạn, lập chiến lược thời gian làm việc tập trung với lên lịch nhắc nhở nhắc nhở – các bạn chỉ có một nơi để triển khai điều đó. Nhưng khi chúng ta chỉ thao tác với một lịch, tất cả những điều này đều được đối xử đồng đẳng – có nghĩa là bạn ko thể nhanh lẹ và thuận lợi thực hiện những nhiệm vụ quan trọng, ko lặp đi lặp lại trong ngày.
Để cản lại điều này, chỉ việc tạo một kế hoạch mới cho từng phần trong cuộc sống mà bạn có nhu cầu theo dõi trên định kỳ Google của mình.
Cách sử dụng tuấn kiệt này
Để chế tác lịch mới, hãy nhấp vào vết cộng nhỏ dại (+) kề bên “My calendars” và các bạn sẽ thấy tùy chọn “New calendar”. Chọn tùy lựa chọn này, để tên mang đến lịch mới của bạn, hỗ trợ cho nó một trình bày và múi giờ cùng voilà – bạn đã sở hữu cho mình một kế hoạch khác.
Mẹo: bạn cũng hoàn toàn có thể sử dụng một thành phầm miễn tầm giá như Cuộc họp HubSpot để dễ dãi lên lịch các cuộc họp nhưng mà không cần e-mail qua lại.
3. Ẩn cụ thể sự khiếu nại của bạn.
Đôi khi, các cuộc họp bạn tổ chức hoặc tham gia có thực chất nhạy cảm. Tuy nhiên, hãy đừng quên một ô cửa đóng kín đáo không đề nghị là biện pháp duy nhất để bạn khác biết hầu như gì đang ra mắt bên trong. Chi tiết của sự việc kiện trong lịch Google cũng có thể tiết lộ nhiều hơn cho phần còn lại của văn phòng công sở hơn chúng ta muốn.
Để bảo đảm an toàn bạn có rất nhiều quyền riêng tứ như các bạn cần trong những cuộc họp mẫn cảm hơn, hãy đặt sự kiện của người sử dụng thành “Riêng tư”. Điều này tạo cho nó để không có bất kì ai xem kế hoạch trình mặt hàng tuần của chúng ta nhìn thấy chi tiết của sự kiện – tên cuộc họp, fan tham dự, tệp thêm kèm, v.v. Theo khoác định, nhãn công khai trên khối sự kiện đang chỉ đơn giản là “Bận rộn”.
Cách sử dụng tài năng này
Để tư nhân hóa cụ thể của một số sự kiện nhất thiết trên kế hoạch của bạn, hãy nhấp vào sự kiện từ chế độ xem lịch của người sử dụng và chọn hình tượng bút chì nhằm chỉnh sửa cụ thể của sự kiện. Trong cửa sổ xuất hiện, tìm hình tượng chiếc cặp ngay bên trên trường mô tả sự kiện.
Với trường trước tiên được đặt thành “Bận”, hãy nhấp vào trường trang bị hai và lựa chọn “Riêng tư” từ list thả xuống, như hiển thị bên dưới. Nhấn nút “Lưu” màu xanh da trời lam ở đầu màn hình của chúng ta và bạn sẽ hoàn tất.
Khi bạn đang ở trong screen chỉnh sửa của việc kiện, hãy tìm biểu tượng kẹp giấy ngay bên trên phần mô tả, như được hiển thị trong ảnh chụp màn hình hiển thị bên dưới. Nhấp vào biểu tượng này với một hành lang cửa số lớn sẽ xuất hiện nơi chúng ta có thể tải lên các tệp để đính kèm trực tiếp từ Google Drive.
Theo mang định, thông báo của chúng ta cũng có thể được đặt là “Cảnh báo”, khiến cho cảnh báo 10 phút của mỗi sự kiện chiếm phần quyền điều khiển màn hình máy tính của bạn. Thay vào đó, lựa chọn “Thông báo trên màn hình”, quay lại chế độ xem lịch của công ty và các bạn sẽ kích hoạt thành công thông tin cuộc họp dìu dịu hơn.
11. Chuyển đổi thời gian thông tin sự kiện.
Trong mẹo trước, các bạn đã học cách làm mềm các thông báo bạn nhận thấy trước cuộc họp. Nhưng chúng ta có biết bạn cũng có thể thay đổi số phút trước khi sự kiện bạn có nhu cầu được thông báo không?
Cách sử dụng công dụng này
Theo mang định, Google vẫn thông báo cho bạn 10 phút trước thời gian bắt đầu sự kiện. Để thay đổi thời gian chú ý này cho một sự kiện núm thể, hãy nhấp vào sự kiện từ cơ chế xem lịch của công ty và chọn biểu tượng bút chì nhằm chỉnh sửa thiết đặt của sự kiện.
Trong cụ thể sự kiện, tìm biểu tượng chuông ngay dưới dòng hội nghị video. Di con trỏ lên ô được liệt kê “10” và gửi lên xuống bằng những phím mũi tên nhỏ tuổi xuất hiện tại bên nên để thay đổi số phút trước mà bạn muốn được thông báo. Như bạn có thể thấy mặt dưới, chúng ta cũng có thể yêu mong Google thông báo cho bạn trước, giờ hoặc tuần trước.
Mẹo chuyên nghiệp: Ở bên trái của “10”, bạn có thể thay thay đổi “Thông báo” thành “Email” nếu bạn muốn được thông tin về những cuộc họp tới đây qua e-mail thay vì thông tin trên màn hình.
12. Chuẩn bị xếp những khe hẹn.
Bạn đã khi nào nghĩ đến việc kết hợp “giờ hành chính” để những người khác trong doanh nghiệp của bạn cũng có thể đặt thời hạn với chúng ta chưa? Có thể các bạn là nhà support bán thời hạn với thời hạn giới hạn để đặt cuộc họp hoặc mong giới hạn thời gian nhóm của bạn có thể đặt thời gian với các bạn vào những thời điểm nhất định trong ngày.
Nếu ngẫu nhiên kịch bản nào sinh hoạt trên cùng hưởng với bạn, hãy suy nghĩ về bài toán sử dụng những vị trí Cuộc hứa hẹn của Google.
Các vị trí chỉ định của Google có thể chấp nhận được bạn khắc những thời điểm ví dụ trong ngày bên trên lịch của bản thân và sau đó share những thời điểm này với những người dân được chọn thông qua liên kết kế hoạch riêng tư. Khi những người này nhấp vào liên kết, họ rất có thể lên lịch các cuộc họp với bạn bất cứ lúc nào các bạn khắc phục mang đến họ.
Nếu bạn nhận liên kết của người tiêu dùng tìm thấy thời gian họ thích, toàn bộ những gì họ đề nghị làm là lựa chọn nó để tại vị sự kiện riêng tứ với bạn, bao gồm tất cả thông tin họ phải cho cuộc họp.
Cách sử dụng khả năng này
Để tùy chỉnh các địa chỉ Cuộc hứa hẹn của riêng bạn, hãy ban đầu bằng cách nhấp vào bất kỳ vị trí làm sao trong chính sách xem lịch của doanh nghiệp để chế tạo sự kiện. Khi những tùy lựa chọn sự khiếu nại xuất hiện, nhấp vào “Vị trí cuộc hẹn”, như hiển thị dưới ở trên thuộc của cửa ngõ sổ. Đặt phạm vi ngày của các vị trí bạn muốn mở cho những cuộc hẹn, cũng tương tự thời gian từng cuộc hẹn sẽ được mặc định bên cạnh “Thời lượng với thời lượng”.
Nếu bạn có nhu cầu kiểm soát nhiều hơn nữa các Cuộc hẹn của mình, hãy nhấp vào “Tùy lựa chọn khác” và các bạn sẽ được đưa đến cửa sổ hiển thị bên dưới. Nhấp vào “Trang cuộc hứa của lịch này” cho link mà bạn cũng có thể chia sẻ với những người bạn chuẩn bị sắp xếp những cuộc hẹn.
13. Thông qua lịch quan lại tâm.
Bạn muốn bảo vệ rằng ai đang theo dõi các dịp lễ ở các đất nước khác, định kỳ trình của nhóm thể thao yêu thương thích của bạn hay chỉ là thời hạn mặt trời mọc và lặn mỗi ngày? Bạn sẽ tìm thấy những lịch này (và không những thế nữa) trên thanh bên bên trái của định kỳ Google của bạn.
Cách sử dụng tính năng này
Để xem xét và thêm kế hoạch thú vị, nhấp vào dấu cùng (+) kề bên “Add a coworker’s calendar” Sau đó, lựa chọn “Browse calendars of interest” Từ đó, lựa chọn lịch bạn muốn đăng ký.
14. Triển khai một chính sách xem tùy chỉnh.
Khi các bạn lần đầu tiên thiết lập cấu hình lịch của mình, các bạn sẽ có tùy lựa chọn để xem định kỳ dưới dạng một tuần, tháng, 4 ngày tiếp theo hoặc dưới dạng lịch trình nghị sự. Đó là tùy lựa chọn “4 ngày”? Bạn có thể biến đổi ra ngoài với một khoảng khác trong tùy chọn “Chế độ xem tùy chỉnh” của bạn.
Cách sử dụng chức năng này
Để điều chỉnh số ngày các bạn nhìn thấy trong chế độ xem kế hoạch của mình, hãy nhấp vào thiết đặt của các bạn bằng biểu tượng bánh răng ở góc trên mặt phải màn hình hiển thị của bạn. Cuộn xuống “View options” Nhấp vào “Set custom view” và chọn số ngày bạn có nhu cầu xem và một lúc từ chính sách xem định kỳ của bạn, như được hiển thị mặt dưới.
Bạn cũng hoàn toàn có thể thực hiện những điều chỉnh nhanh hơn, tổng quát hơn mang đến giao diện người dùng ngay từ chính sách xem kế hoạch của mình. Bên cạnh hình tượng bánh răng setup của bạn, bạn sẽ thấy một hộp, theo khoác định, có thể nói rằng là “Week”. Nhấp vào nó nhằm hiển thị thực đơn thả xuống nơi bạn cũng có thể tùy chỉnh chế độ xem của bản thân hơn nữa, như hiển thị mặt dưới.
15. Chia sẻ lịch của chúng ta với người khác.
Nếu nhiều người đang sử dụng Google Apps cho doanh nghiệp của mình, bạn có thể kiểm kiểm tra ai xem kế hoạch của bạn, phần lớn gì bọn họ thấy cùng liệu họ có quyền chỉnh sửa nó không. (Nếu bạn có một trợ lý, mẹo này vẫn rất đặc biệt quan trọng cần nhớ.) bạn cũng có thể đặt lịch của bản thân ở cơ chế công khai, nếu như khách hàng muốn.
Cách sử dụng tác dụng này
Để thay đổi cài đặt share của bạn, nhấp vào dấu cộng (+) kề bên lịch yêu dấu và lựa chọn “Cài đặt và phân chia sẻ”, như hiển thị bên dưới.
Sau đó, các bạn sẽ được mang tới trang hiển thị bên dưới. Tại đây, bạn có thể chọn thực hiện bất kỳ thao tác làm sao sau đây:
Làm đến lịch công khai.Chọn hiển thị chi tiết sự kiện đến mọi bạn trong công ty của bạn hoặc chỉ thông tin rảnh / bận.Thêm ai đó vào lịch của bạn và chọn quyền riêng biệt lẻ của họ (xem toàn bộ chi tiết, biến đổi sự kiện, ẩn toàn bộ chi tiết, v.v.).
Khi các bạn đã hoàn tất, hãy nhấp vào mũi tên quay trở lại ở góc bên trên cùng phía bên trái của screen để xoay lại cơ chế xem lịch của bạn. Google sẽ tự động lưu thiết lập lịch mới của bạn.
16. Thực hiện phím tắt.
Bạn sẽ tìm cách thực sự hợp lý hóa những nỗ lực định kỳ Google của bạn? Lịch Google có khá nhiều phím tắt để sử dụng, ví dụ điển hình như:
t = Di chuyển cơ chế xem lịch của người sử dụng đến hôm nayc = chế tạo sự kiệnq = gấp rút thêm một sự kiệnKiểm tra danh sách không hề thiếu ở đây .
17. Đồng cỗ hóa những cuộc họp cùng với CRM của bạn.
Sử dụng CRM sản phẩm ngày? Việc quay trở lại giữa lịch Google với CRM của bạn có thể gây nặng nề chịu. Thay vào đó, hãy đi sâu vào setup CRM của người tiêu dùng để xem tất cả tích hợp với Lịch Google không.
18. Đồng cỗ hóa lịch của doanh nghiệp với phần mềm tiếp thị của bạn.
Và nếu bạn muốn làm mang lại Lịch Google của mình cân xứng hơn nữa với các hoạt động tiếp thị của mình, các bạn thậm chí có thể tích hợp nó với ứng dụng tiếp thị của mình.
Xem thêm: Phương Pháp Tính Tích Phân Và Những Điều Bạn Nhất Định Phải Ghi Nhớ
Đối với người tiêu dùng của HubSpot, bạn có thể sử dụng Zapier để tùy chỉnh một số quy trình các bước khá luôn thể lợi, chẳng hạn như tạo một thông điệp truyền thông media xã hội mỗi một khi một sự kiện bắt đầu. Kiểm tra trang này để hiểu thêm về cách bạn cũng có thể thiết lập tích hợp đó , cũng như một số ý tưởng cho các cách chúng ta có thể tích hợp cả hai.
Tâm nai lưng – briz15.com
————————————————————-