scroll-to-target-tracking#onClick" data-label="Scroll lớn top" data-target-selector="#page-body"> Scroll to đứng đầu
Read Time: 17 mins url-selector#selectionChanged"> Deutsch English Español Bahasa Indonesia Italiano Melayu giờ Việt
Là một người bán lẻ bạn trả lời qua thư điện tử. Thư của bạn bao gồm các yêu mong cho công việc, hóa đơn, vướng mắc của khách hàng, cùng nhiều sự việc khác nữa. Chắc hẳn rằng rằng các bạn sẽ tiêu tốn không ít thời gian với những thư này.
Bạn đang xem: Quản lý gmail hiệu quả
Nhưng chúng ta cũng có thể tiết kiệm được nhiều thời gian với đều thư năng lượng điện tử đó. Từng nào lần bạn đã search kiếm hộp thư Gmail của chúng ta để tìm kiếm một thư bị mất? các bạn đã bao giờ đặt thư trong nhãn sai? có thể bạn vô tình xóa một thư quan liêu trọng. Nếu như bạn đã lãng phí thời hạn với tất cả các thư điện tử này, không chỉ có có mình bạn như vậy.
Nếu bạn có thể tìm hiểu giải pháp tốn ít thời gian hơn vào thư điện tử và hoàn thành quá trình nhiều hơn cùng thời gian thì sẽ cụ nào? với Gmail, bạn cũng có thể quản lý vỏ hộp thư của doanh nghiệp được tác dụng hơn. Chúng ta có thể cải thiện vỏ hộp thư của khách hàng để hoàn toàn có thể tìm thấy thư một bí quyết nhanh chóng. Bạn sẽ không khi nào phải lo lắng về một lời nhắn bị mất một đợt nữa.
Nhu cầu e-mail của toàn bộ mọi fan là khá khác nhau. Một khi chúng ta hiểu cách hoạt động vui chơi của Gmail bạn có thể lọc ra với chọn những tính năng làm cho việc tốt nhất cho bạn.
Những gì các bạn sẽ tìm phát âm trong bài bác hướng dẫn này là làm chủ hộp thư cho trong Gmail
Trong chỉ dẫn này, tôi giải thích phương pháp để quản lý vỏ hộp thư Gmail của khách hàng cho kết quả tối đa. Tôi sẽ bước đầu bằng cách đi qua một trong những khái niệm email cơ bạn dạng giống như thư mục, nhãn và những tab. Kế tiếp tôi vẫn cung cấp cho bạn các phía dẫn chi tiết về cách áp dụng hộp thư Gmail của chúng ta một cách hiệu quả bằng phương pháp sử dụng nhãn và tab.
Trước khi chúng ta bắt đầu, bạn cũng đều có thể đọc thêm về cách để lọc và phòng chặn thư điện tử không mong muốn trong gmail hoặc xem lại phía dẫn hữu dụng này về ưu tiên email.
1. Sự khác hoàn toàn giữa một nhãn, một thư mục và một Tab vào Gmail
Trước khi bạn có thể sử dụng tốt hộp thư gmail của bạn, bạn phải hiểu một số khái niệm cơ bản. Thư mục, nhãn cùng tab trong thư điện tử có một trong những điểm tương đồng. Tuy vậy chúng cũng có thể có một số điểm khác biệt quan trọng. Hãy xem những phân tích sống mỗi khái niệm.
1. Thư mục là gì?
Nhiều khối hệ thống email được dựa trên hệ thống thư mục. Bạn tạo ra các thư mục nhập vai trò khôn cùng giống với phần lớn hộp những tông thật mà chúng ta cũng có thể lưu trữ nó vào tủ hồ nước sơ văn phòng và công sở của bạn. Vào một folder trên hệ thống email, chúng ta có thể sử dụng những thư mục để tàng trữ những thứ có liên quan.
Giống như những hộp các tông trong văn phòng công sở của bạn, ngay trong lúc một thư được để trong một thư mục thì chỉ được đặt ở một nơi. Gmail chưa hẳn là khối hệ thống email dựa trên thư mục
2. Nhãn là gì?
Gmail là một khối hệ thống email dựa trên nhãn. Gần như tất cả những gì bạn thường vẫn xem một thư mục trong khối hệ thống email khác là 1 trong những nhãn vào Gmail. Đó bao gồm: Inbox, Trash, Spam với Draft, về mặt kỹ thuật bọn chúng là các nhãn vào Gmail.
Nhãn xuất hiện ở mặt trái màn hình hiển thị Gmail của bạn. Chúng cũng mở ra ở bên trái của mỗi chiếc chủ đề email khi đóng và bên dưới dòng tiêu đề khi mở thư Gmail.
Các nhãn hệt như các thư mục, chúng rất có thể được dùng để nhóm các tin nhắn tất cả liên quan. Một điểm khác biệt quan trọng giữa những thư mục và các nhãn là một trong những tin nhắn tất cả thể có không ít hơn một nhãn.
Nhãn tin nhắn có một số tính năng một thể dụng. Chẳng hạn, chúng rất có thể được tô màu. Phần sau, tôi sẽ hướng dẫn các bạn cách sử dụng chức năng làm chủ hộp thư đến trong Gmail.
Cũng gồm một cách sử dụng tạo nhãn Gmail hệt như một thư mục. Tôi cũng sẽ giải thích cách làm đó.
Tab là gì?
Khái niệm sau cùng bạn cần hiểu trước khi chúng ta có thể quản lý vỏ hộp thư cho trong email là các Tab và tương tác với những loại nhãn. Categories xuất hiện nay phía phía trái của màn hình Gmail với những nhãn khác. Tab mở ra trên đầu trang của màn hình hiển thị Gmail.
Gmail cung cấp cho mình với các tab được xác định trước cùng với năm loại:
Primary - đây là nơi bạn sẽ nhận được phần nhiều các thư của bạn. Khi bạn mở Gmail, tab này được mở. Social - nếu khách hàng bật tác dụng nhận thông tin từ phương tiện media xã hội hoặc sử dụng các trang mạng xã hội khác, rất nhiều thư này ở đây. Promotions - thư năng lượng điện tử quảng cáo đi vào tab này với tiểu mục. Updates - những nội dung được thông báo như hóa đơn và các chứng thực ở đây. Forums - nếu khách hàng bật thông báo, các thư này sẽ tại chỗ này từ các diễn đàn luận bàn và danh sách mail.Khi các bạn nhận được một tin nhắn cân xứng với 1 trong 5 tab nhắc trên, tin nhắn sẽ tự động hóa gửi thư đó cho tab với nhãn thích hợp.
Những thư này cũng gộp vào nhãn Categories dưới nhãn phụ mê say hợp.
Theo mang định, phần đa thư được gửi cho một tab sẽ làm lơ tab Primary và Inbox của bạn. Vì chưng vậy, nếu bạn có nhu cầu xem các thư này yêu cầu kiểm tra những tab kì cục xuyên.
Bây giờ, chúng ta tìm gọi mỗi yếu tắc của hộp thư là như vậy nào, hãy mày mò làm ráng nào để áp dụng chúng để cai quản Gmail.
2. Cách áp dụng nhãn
Bước 1. Chế tạo một nhãn
Bạn hoàn toàn có thể tìm thấy hiện tượng tạo Label bên dưới nhãn Circles trên thanh phía bên trái của màn hình Gmail. Chúng ta có thể cần phải bấm vào More để xem nó.
Để tạo thành một nhãn mới, bấm chuột tùy chọn Create new label. Hộp New Label hiển thị.
Gõ thương hiệu nhãn mà các bạn tạo vào trường Please enter a new label name. Nếu bạn muốn tạo một nhãn bắt đầu dưới một nhãn khác, nhấp vào vỏ hộp kiểm bên cạnh Nest label under. Nhấp vào mũi tên nghỉ ngơi trường bên đề xuất và lựa chọn tên của nhãn từ bỏ trình solo thả xuống. Bấm vào nút Create để chế tạo ra nhãn mới.
Bước 2. đính nhãn vào email
Để áp dụng một nhãn hiệu hiện vào e-mail mới, lần thứ nhất mở email. Nhấp vào biểu tượng Label (nó trông y hệt như một nhãn) ở trên thuộc của email để mở một trình 1-1 thả nhãn xuống.
Nhấp vào tên nhãn mà bạn có nhu cầu áp dụng cho email. Chúng ta cũng có thể nhấp vào những tùy chọn Create new để mở hộp New Label và tạo nên một nhãn mới cho email.
Bước 3. Tô màu một nhãn
Một cách tuyệt vời và hoàn hảo nhất để cai quản hộp thư của doanh nghiệp là vận dụng màu cho các nhãn bạn đã tạo. Điều này có thể chấp nhận được bạn mau lẹ xem làm cố nào các thư được dán nhãn vào nháy mắt.
Khi chúng ta trượt con trỏ của bạn lên bên buộc phải của nhãn mà bạn có nhu cầu áp dụng màu sắc, bạn sẽ nhận thấy một mũi tên xuống.
Trong ví dụ về nhãn bắt đầu ở trên, Project Merger chưa được vận dụng màu. Để tô màu nó, tôi nhấp vào mũi tên để hiển thị một trình đơn thả xuống. Nhấp vào mũi tên bên cần của tùy chọn Label màu sắc để mở bảng màu Label color.
Nhấp vào màu bạn chọn để áp dụng nhãn.
Bước 4. Cách quản lý nhãn tin nhắn
Ở dưới thuộc của Labels bạn đang thấy tùy chọn Manage Labels. chúng ta cũng có thể bấm vào More để coi nó.
Nếu bạn nhấp vào tùy lựa chọn này, màn hình Labels Settings vẫn xuất hiện. (Bạn cũng có thể truy cập màn hình Labels Settings bằng cách nhấp chọn biểu tượng Settings và tiếp nối nhấp Settings>Labels hoặc nhấp biểu tượng Labels ở bên trên của một thư vẫn mở với nhấp tùy chọn Manage labels.
Sử dụng thanh cuộn bên đề xuất của màn hình để di chuyển qua danh sách những nhãn.
Ở phía bên trên mà hình Label Settings, các bạn sẽ thấy System labels. hệ thống nhãn tin nhắn này đã có phong cách thiết kế gồm: Inbox, Sent Mail, Drafts, Spam và Trash.
Bên dưới System labels, các bạn sẽ tìm thấy nhãn Categories. Nếu khách hàng sử dụng social Google+, vòng tròn thôn hội sẽ lộ diện bên dưới. Ở phía dưới, bạn sẽ thấy những nhãn chúng ta đã thêm.
Bên cạnh mỗi System label, các bạn sẽ thấy hai hay cha tùy chọn bên dưới tiêu đề Show in label list. 1 trong những hai tùy chọn, show và hide, được cho phép bạn đưa ra quyết định nhãn nào xuất hiện trong danh sách nhãn bên trên Gmail. Nếu tùy chọn show được chọn, nhãn sẽ tiến hành thấy vào danh sách. Nếu lọc hide thì nó không được hiển thị. Một vài ba nhãn gồm một tùy lựa chọn thứ ba, show if unread.
Nhãn Categories, vòng tròn Google+ và phần lớn nhãn mà các bạn thêm vào cũng đều có một cột Show in message list. Bạn có thể hiển thị hoặc ẩn các thư với hầu hết nhãn này. Ngoại trừ ra, đông đảo nhãn mà chúng ta đã thêm có một cột Actions cho phép chúng ta để loại bỏ một nhãn hoặc chỉnh sửa nhãn (đổi tên).
Bước 5. Cách áp dụng nhãn như thư mục
Một số nhãn đang được tùy chỉnh thiết lập giống như những thư mục. Chẳng hạn, nhãn Spam bỏ qua Inbox và tab Primary
Đồi với hầu hết những nhãn khác, sử dụng hình tượng Move to (nó y hệt như một thư mục) để thực hiện như một thư mục. Bắt đầu mở một thư. Nhấp vào biểu tượng Move to nhằm hiển thị Move to trường đoản cú trình đối kháng thả xuống.
Chọn nhãn mà bạn có nhu cầu di đưa thư trường đoản cú danh sách. Mọi thư dịch chuyển từ Inbox và tab Primary và vào nhãn mà bạn đã chọn.
Lưu ý: ví như thư tất cả hai nhãn, thư đã vẫn lộ diện dưới nhãn thiết bị hai kia ngay cả khi bạn đã sử dụng Move to đến trình đối kháng thả xuống để di chuyển nó. Vào ví vụ trên, thư được dán nhãn Project ABC và Project Merger. giả dụ tôi sủ dụng tùy chọn Move to để dịch rời nó dưới Project Merger, nó đã vẫn xuất hiện trong nhãn Project ABC. tuy nhiên, nó đã không xuất hiện thêm trong Inbox của bạn.
Bước 6. Về tối ưu hóa hộp thư cho trong tin nhắn với nhãn
Bây giờ bạn hiểu làm nỗ lực nào để sử dụng nhãn, chúng ta có thể quản lý vỏ hộp thư gmail của bạn bằng cách kết hợp những tính năng sau đây:
Thêm nhãn new để những thư nhóm lại cùng với nhau. Tô color nhãn đối với tin nhắn đặc biệt để tiện lợi tìm thấy chúng. Ẩn hồ hết thư thêm nhãn mà các bạn không bắt buộc hiển thị.3. Giải pháp sử dụng các tab
Bước 1. Vô hiệu hóa một Tab
Bạn không cần thiết phải sử dụng năm tab mang định trong vỏ hộp thư đến. Nếu như khách hàng không say mê chúng, chúng ta cũng có thể vô hiệu hóa chúng. (Tab duy nhất bạn không thể vô hiệu hóa là tab Primary).
Để vô hiệu hóa hóa một tab, nhấn vào biểu tượng Settings (nó trông giống như một bánh răng) ở góc cạnh trên bên cần của màn hình Gmail. Trường đoản cú trình đối chọi thả xuống, nhấp vào Configure inbox. Cửa sổ Select tabs to lớn enable hiện lên.
Để loại bỏ hóa một tab, quăng quật chọn vỏ hộp kiểm kề bên các tab cùng nhấp vào nút Save. Đối cùng với tôi, nó có ý nghĩa để hủy đánh giá hộp kiểm ở bên cạnh tab Forums. Tôi không tồn tại thiết lập ngẫu nhiên thông báo của diễn bầy và tab kia là luôn luôn luôn trống.
Cẩn thận. Nếu khách hàng vô hiệu hóa một tab mà thư đầy, phần nhiều thư đó sẽ hiển thị trong Inbox dưới tab Primary.
Để cho phép một tab mà bạn đã vô hiệu hóa hóa, quay lại cửa sổ Select tabs lớn enable và bình chọn lại vỏ hộp kiểm kề bên tab name. Nhấp nút Save lần nữa.
Bước 2. Hiện các thư gắn lốt sao từ các tab
Bạn cũng có thể sử dụng cửa ngõ sổ Select tabs to enable nhằm hiển thị thư được gắn lốt sao trong Inbox của khách hàng dưới tab Primary. Điều này hoàn toàn có thể giúp các bạn không vứt soát một thông điệp đặc biệt quan trọng mà bạn có nhu cầu theo dõi.
Để kích hoạt anh tài này, nhấp vào hộp kiểm ở kề bên tùy chọn Include starred in Primary. Nhấp vào nút Save. Để tắt tính năng kích hoạt bằng hủy chọn hộp kiểm và nhấp chuột nút Save một lần nữa.
Bước 3. Buổi tối ưu hóa hộp thư Gmail của người sử dụng với những tab
Làm nuốm nào hoàn toàn có thể hiểu những tab giúp bạn cấu hình thiết lập hộp thư cho trong Gmail?
Trước tiên, chúng ta có thể vô hiệu hóa ngẫu nhiên tab mà chúng ta hiện ko sử dụng liên tiếp để vỏ hộp thư đến ít lộn xộn. Một trong những người dùng không mê say tính năng những tab và vô hiệu hóa hóa tất cả các tab ko kể tab Primary.
Tiếp theo, bạn cũng có thể sử dụng tính năng Show Starred Messages để lưu lại thư mà bạn mong theo dõi. Một khi những tính năng được kích hoạt, thư gắn vệt sao mở ra trong hộp thư của người tiêu dùng làm các bạn ít khi quên chúng.
4. Phương pháp sử dụng thiết lập hộp thư cho để chuyển đổi sang một hộp thư đến cổ điển
Nếu nhiều người đang sử dụng một hộp thư cho mà không tồn tại tab, chúng ta cũng có thể sử dụng màn hình Inbox Settings để thiết lập cấu hình trong Gmail.
Chú ý: nếu như khách hàng không thực hiện hộp thư mang đến dạng cổ điển, chúng ta cũng có thể bỏ qua phần này.
Bước 1. Truy vấn vào màn hình cài đặt hộp thư đến
Để truy vấn màn hình Inbox Settings, từ màn hình hiển thị chính của Gmail. Nhấp vào biểu tượng Settings ở mặt phải. Từ trình đối chọi thả xuống, nhấp vào Settings > Inbox. Màn hình Inbox Settings xuất hiện.
Như chúng ta cũng có thể thấy, mang định bao hàm 5 tab mang định.
Bước 2. Chuyển đổi loại hộp thư đến
Để sắp xếp hộp thư cho của bạn, hãy nhấp vào mũi thương hiệu cạnh từ Default. Một trình solo thả xuống.
Tất cả các tùy chọn trên trình thả xuống khác nhau, tùy chọn Default nằm những năm tab khoác định khác.
Nhiều vỏ hộp thư cho dạng truyền thống hiển thị các tin nhắn không đọc ngơi nghỉ trên thuộc của hộp thư đến. Nếu đây là những gì bạn muốn, hãy nhấp vào tùy chọn Unread first và nhấp vào nút Save Changes.
Các tin nhắn Unread (chưa đọc) hiển thị làm việc trên cùng của vỏ hộp thư mang đến theo lắp thêm tự từ mới nhất đến cũ nhất. Dưới đấy là một tùy chọn hộp thư đến điện thoại tư vấn là Everything Else. vỏ hộp thư đến của bạn được phân phân thành hai phần.
Các tùy lựa chọn khác ko mặc định cũng chia nhỏ ra hộp thư của bạn. Dưới đây là những gì các bạn sẽ nhìn thấy với từng tùy chọn này.
Quan trọng nhất - Ở phía trên, các bạn sẽ thấy thư tin nhắn mà cho rằng nó là quan tiền trọng. Ở phía dưới, các bạn sẽ thấy Everything else. Gắn vết sao đầu tiên - Ở phía trên bạn sẽ nhìn thấy Starred messages. Ở phía dưới, các bạn sẽ thấy Everything else. Hộp thư ưu tiên - Tùy chọn này phân tách hộp thư đến của chúng ta thành tứ lựa chọn. Ở phía trên, các bạn sẽ thấy thư Quan trọng và không đọc. Tiếp theo bạn sẽ thấy những thư được đánh dấu sao. chắt lọc thứ tía để trống để chúng ta có thể tùy chỉnh. Ở dưới, các bạn sẽ thấy Everything else.Nếu bạn đưa ra quyết định trở về bối cảnh mặc định của Gmail, hãy chọn Default từ trình solo thả xuống và nhấp vào nút Save Changes để lưu lại cố gắng đổi.
Bước 3. Cách thiết đặt hộp thư để hoàn toàn có thể giúp bạn
Di chuyển thoát ra khỏi các thiết lập hộp thư khoác định có thể giúp bạn áp dụng hộp thư của bạn công dụng hơn, đặc trưng nếu chúng ta không thường nhận được tin nhắn nào cân xứng theo một trong các tab khoác định.
Vì tất cả các thư chúng ta đã không dịch chuyển theo một nhãn hoàn toàn có thể nhìn thấy trong hộp thư đến, việc cấu hình lại các thiết lập có thể giúp đỡ bạn tìm những thư có thể thông thường đã vô tình được sắp tới xếp vào một trong những trong những tab khác.
Việc thông số kỹ thuật lại vỏ hộp thư của bạn có lẽ rằng không phải là cách tốt nhất có thể để thu xếp email của doanh nghiệp nếu bạn có khá nhiều danh sách thư, dìm được rất nhiều thông báo từ mạng xã hội hoặc nhận được rất nhiều email quảng cáo.
5. Phương pháp để lưu trữ các tập tin
Một cách để giữ mang đến hộp thư của người tiêu dùng gọn gàng là lưu lại trữ các thư cũ. Dưới đây là những gì bạn cần biết để tàng trữ thư trong Gmail.
Bước 1. Lưu trữ thư
Việc lưu trữ một thư thì khôn xiết dễ. Từ screen chính của Gmail. Nhấp vào hộp kiểm lân cận thư hoặc rất nhiều thư bạn muốn lưu trữ.
Một thực đơn hiển thị trên các tin nhắn. Nhấp vào hình tượng Archive (nó y hệt như một mẫu hộp) tin nhắn được chọn đã được lưu giữ trữ.
Bước 2. Tìm kiếm lời nhắn đã lưu trữ
Hiện có hai cách để tìm một tin nhắn đã lưu trữ:
Xem toàn bộ thư vào nhãn - Nhãn All Mail trong nhãn là đúng mực như được thấy. Một nhãn được vận dụng cho toàn bộ các email.Nhãn All Mail thường xuyên là nghỉ ngơi dưới thuộc của danh sách nhãn. Để search kiếm lời nhắn đã lưu trữ vào nhãn All Mail, đi mang đến thanh dưới cùng của Gmail. Bạn cũng có thể nhấp vào More để coi nó. Nhấp All Mail. Di chuyển hẳn sang các tin nhắn cho đến khi chúng ta tìm thấy thư bạn đang tìm kiếm.
Bước 3. Hủy lưu trữ một thư
Nếu bạn vô tình tàng trữ một thư, bạn có thể di gửi nó về hộp thư đến.
Mở nhãn All Mail. Tìm thư bạn có nhu cầu di gửi lại hộp thư đến. Nhấp vào hộp kiểm bên cạnh mỗi thư. Nhấp vào biểu tượng Move khổng lồ inbox trên những thư.
Khi chúng ta xem một cuộc hội thoại vào All Mail sau lúc chuyển đến Inbox, để ý rằng một nhãn Inbox (màu xám) đã được áp dụng cho những thư.
Tóm lại
Bạn có thể thống trị hộp thư gmail của bạn bằng phương pháp sử dụng tab cùng nhãn. Chúng ta cũng có thể cấu hình vỏ hộp thư của khách hàng theo cách tương xứng nhất mang lại bạn.
Xem thêm: My Idol Trên Facebook Là Gì ? Fan Là Gì? Fan Club Là Gì? Idol Trên Facebook Là Gì
Là một người marketing sử dụng Gmail, điều quan trọng là yêu cầu hiểu được khối hệ thống Gmail và nhu yếu email của bạn. Khi chúng ta hiểu phương pháp làm việc của Gmail, bạn sẽ biết cách cai quản Gmail để đạt hiệu quả tối đa khi cần thiết. đọc thêm trong nội dung bài viết của công ty chúng tôi về giải đáp cơ bản dành cho những người mới ban đầu sử dụng Gmail.